Bericht der Klausursitzung des CompGen-Vorstands

Die ehrenamtliche Führung der Geschäfte eines aktuell über 3600 Mitglieder zählenden Vereins erfordert einiges an Planung, Arbeitsteilung und Kommunikation zwischen den derzeit zehn Vorstandsmitgliedern. Im Alltag kommunizieren wir v. a. über eine Vorstands-Mailingliste und mittels monatlicher Vorstandssitzungen in Form abendlicher Telefonkonferenzen. Das operative Geschäft lässt sich so erledigen – Zeit für grundlegendere Analysen und die Entwicklung von mittel- und langfristigen Zielen bleibt aber selten. Deshalb hat sich der Vorstand – erstmals seit über fünf Jahren und unter Einbeziehung der Geschäftsstelle – am vergangenen Wochenende zu einer Klausursitzung im zentral gelegenen Hannover getroffen. Themenschwerpunkte waren die Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit im Vorstand, der Sachstand bei und die weitere Arbeit an den zahlreichen aktuellen „Baustellen“ des Vereins, die Entwicklung und Prioritätensetzung mittel- und langfristiger Ziele sowie – last but not least – die Vorbereitung der Mitgliederversammlung am 16./17. April 2016 in Koblenz.

Wo stehen wir mit CompGen heute, wo wollen wir hin? Welche Ziele haben wir und wie, von wem und wann können Sie realisiert werden? Diese Fragen haben wir intensiv diskutiert und sind – kurz gesagt – zu folgenden Schlüssen gekommen:

Wo stehen wir? Unser Verein ist erfolgreich, davon zeugen seine gut laufenden Mitmach-Projekte, die Online-Informationsangebote, die breit rezipierte Vereinszeitschrift „Computergenealogie“, eine zunehmende Reputation nach „außen“ und nicht zuletzt die steigende Mitgliederzahl. Zu danken ist dies allen Vereinsmitgliedern sowie nicht-organisierten Freiwilligen, die sich auf unterschiedliche Weise (von der schlichten Beitragszahlung bis zur intensiven und zeitaufwändigen Projektmitarbeit) für den Verein und seine Ziele einsetzen. Aber: so manches Projekt und manche gute Idee kann nicht (oder nur sehr langsam) realisiert werden – weil die notwendigen Personalressourcen fehlen. Der Verein und seine Projekte haben eine Größe erreicht, in der z. B. neben freiwilliger (und letztlich auch unverbindlicher) Mitarbeit zunehmend Menschen gebraucht werden, die – in Zusammenarbeit mit dem Vorstand – verantwortlich die Leitung von Projekten übernehmen. Und auch die Vergabe kostenpflichtiger Leistungen an Dritte muss inhaltlich vorbereitet, betreut und abgenommen werden.

Wo wollen wir hin? Im Ergebnis der Diskussion haben wir (neben der Arbeit an kleineren Baustellen) vier uns wichtige Ziele identifiziert, die wir für den Verein erreichen wollen:

1. eine bessere Planung und Organisation unserer Freiwilligenarbeit („Freiwilligenmanagement“) u. a. zur Unterstützung bestehender, zum Aufbau neuer Projektteams und insbesondere der Verzahnung dieser.

2. eine den heutigen Anforderungen und Möglichkeiten entsprechende Präsentation des Vereins und seiner Angebote (u. a. Neu-Design der Website),

3. die Integration aller in unseren Projekten vorhandenen genealogischen Daten in Gedbas4all (realisiert bereits bei den offline erfassten Historischen Adressbüchern, in nächsten Schritten geplant für die Verlustlisten, Totenzettel und Familienanzeigen) und schließlich

4. die Rechtskonformität der Vereinstätigkeit speziell im Hinblick auf urheberrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen (ein weiteres Gerichtsurteil gegen uns möchten wir vermeiden!).

Die Klausursitzung zeigte wieder, dass die Arbeit im Vorstand durch Sachorientiertheit und gegenseitige Wertschätzung bei gleichzeitiger Einbringung unterschiedlicher Perspektiven und Fähigkeiten geprägt ist. Dies ist auch die Voraussetzung dafür, die ehrenamtliche Vorstandstätigkeit neben den individuellen beruflichen und familiären Verpflichtungen (und anderen persönlichen Interessen) leisten zu können. Noch mehr aber als in der Vergangenheit brauchen wir Eure Unterstützung, damit wir den Verein, seine Projekte und Angebote weiterentwickeln können!

In den nächsten Wochen werden wir die anstehenden Aufgaben präzisieren und dann mit konkreten Unterstützungsvorschlägen auf Euch zugehen. Auch unsere Mitgliederversammlung in Koblenz möchten wir für den Auf- und Ausbau persönlicher Kontakte in unserem sonst oft “virtuellen” Verein nutzen und laden Euch dazu noch einmal herzlich ein!

hinten, v.l.n.r. Uwe Baumbach, Susanne Nicola, Jesper Zedlitz, Thekla Kluttig, Marie-Luise Carl, Klaus-Peter Wessel
vorne, v.l.n.r. Horst Reinhardt, Doris Reuter, Andreas Job, Timo Kracke, Günter Junkers

Euer Vorstand