Klausursitzung des CompGen-Vorstands am 21./22. Januar 2017

„Die ehrenamtliche Führung der Geschäfte eines aktuell über 3600 Mitglieder zählenden Vereins erfordert einiges an Planung, Arbeitsteilung und Kommunikation zwischen den derzeit zehn Vorstandsmitgliedern.“ So begann unser Bericht über die Vorstandsklausur im März 2016, die wir der Analyse von Defiziten und der Entwicklung von mittel- und langfristigen Zielen für den Verein gewidmet hatten. Nun hat sich der Vorstand unter Einbeziehung der Geschäftsstelle nach knapp einem Jahr erneut in Hannover getroffen, die Mitgliederversammlung inkl. Vorstandswahl am 19. März in Altenberge vorbereitet – und eine gemischte Bilanz hinsichtlich der Vorstandsarbeit des vergangenen Jahres ziehen müssen. Da diese von hoher Relevanz für die Arbeit des Vereins insgesamt ist, möchten wir Euch – die Vereinsmitglieder – auf diesem Wege darüber informieren.

Personelle Situation

Anders als im März 2016 geplant musste der Vorstand den vorzeitigen, gesundheitlich bedingten Rücktritt unseres Schriftführers Andreas Job kompensieren. Unsere Vereinsmitglieder Julia Rörsch und Tanja Bals haben uns seit Oktober dabei unterstützt und sind bereit, auch für den Vorstand zu kandidieren. Zudem fiel unser Beisitzer für IT-Systemadministration, Uwe Baumbach, für seine Vorstandsaufgabe aufgrund beruflicher Belastung fast vollständig aus. Die im März 2016 beschlossene Verstärkung des IT-Teams durch einen zweiten SysAdmin (auf Honorarbasis) konnte zwar im 4. Quartal 2016 realisiert werden, reicht aber zur Kompensation nicht aus.

CompGen ist groß geworden, auch hinsichtlich der eingesetzten Technik und Software. Die Teilnehmer der Klausurtagung schlagen  deshalb vor, das nach  der Mitgliederversammlung im März die dann neu gewählten Vorsitzenden  die Einstellung eines SysAdmins auf Basis einer halben Stelle prüfen sollen. Im Haushaltsplan 2017 wird diese Stelle für das 2. Halbjahr deshalb mit eingeplant. Aufgabengebiete wären: die Unterstützung der Basisadministration von physischen und virtuellen Linux-Servern; Storage-Administration; Aufbau, Konfiguration und Administration von virtuellen Systemen; Konfiguration der physischen und logischen Netzinfrastruktur; System- und Netzwerksicherheit (Verschlüsselung, Authentifizierungs- und Autorisierungsverfahren, Routing und Filtering); Installation und Updates von Systemen und Applikationen; Monitoring; Anpassungen von Interapplikations-Schnittstellen (Webservices, Benutzerverwaltung); Erstellung und Überwachung von Backups; Datenbank-Administration.

Über die Notwendigkeit, Kandidatinnen oder Kandidaten für den 1. und 2. Vorsitz zu finden, wurde bereits über die Mitgliedermailingliste informiert. Dem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen sind mehrere Mitglieder gefolgt, wofür der Vorstand herzlich dankt. Er wird im Laufe der nächsten zwei Wochen persönlichen Kontakt mit allen Vorgeschlagenen aufnehmen. Ziel ist es, im Interesse des Vereins den Übergang der Aufgaben der ausscheidenden Vorstandsmitglieder auf ihre Nachfolger gut vorzubereiten. Dies ist natürlich nicht präjudizierend: Es steht jedem Mitglied frei, auch ohne vorherige Abstimmung mit dem aktuellen Vorstand kurzfristig auf der Mitgliederversammlung (MV) am 19. März in Altenberge für den Vorstand zu kandidieren. [Bei der Gelegenheit schon jetzt der Hinweis, dass Anträge an die MV laut Satzung spätestens eine Woche vor dem Termin schriftlich beim Vorstand eingereicht und mit einer Begründung versehen sein müssen. Die Einladungen zur MV werden wir bis Mitte Februar versenden]. Ein fließender Übergang wird dadurch garantiert, dass für einen Teil der Vorstandsmitglieder die Wahlperiode erst im März 2018 endet und weitere Vorstandsmitglieder erneut zur Kandidatur bereit sind: personelle Kontinuität wird in jedem Fall gegeben sein.

v.l.n.r. Horst Reinhardt, Timo Kracke, Jesper Zedlitz,Julia Rörsch, Susanne Nicola, Klaus-Peter Wessel, Thekla Kluttig, Marie-Luise Carl

Inhaltliche Schwerpunkte

„Wo stehen wir mit CompGen heute, wo wollen wir hin? Welche Ziele haben wir und wie, von wem und wann können Sie realisiert werden?“ Diese Fragen hatten wir im März 2016 diskutiert und vier wichtige Ziele identifiziert, die wir für den Verein erreichen wollten: 1. eine bessere Planung und Organisation unserer Freiwilligenarbeit, 2. eine den heutigen Anforderungen und Möglichkeiten entsprechende Präsentation des Vereins und seiner Angebote (u. a. Neu-Design der Website), 3. die Integration aller in unseren Projekten vorhandenen genealogischen Daten in Gedbas4all sowie 4. die Rechtskonformität der Vereinstätigkeit speziell im Hinblick auf urheberrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen. Welche Bilanz ziehen wir hier?

Die Führung der operativen Geschäfte war gegenüber den strategischen Zielen prioritär und angesichts der geschilderten personellen Situation auch nicht trivial. Diese konnten wir – auch dank der verlässlichen Unterstützung durch die Geschäftsstelle – gewährleisten.

Vorangekommen sind wir mit dem ersten Thema: „Freiwilligenmanagement“. Nach Entwicklung eines FM-Konzeptes im Vorstand und Abstimmung des Konzeptes mit den Projekten hat das FM-Team (Helga Scabell und die Vorstandsmitglieder Klaus-Peter Wessel und Susanne Nicola) im Herbst 2016 die Arbeit – auch für die Mitglieder sichtbar – aufgenommen, näheres dazu im Bericht des Vorstands auf der MV am 19. März. Das zweite Ziel, die Entwicklung einer ansprechenderen Präsentation des Vereins und seiner Angebote (v. a. Relaunch Website) sind wir angegangen; die bisherigen Vorschläge durch eine externe Design-Firma haben uns aber nicht überzeugt und wir haben nun beschlossen, einen anderen Weg zu gehen. Auch hierzu werden wir genaueres in Altenberge vorstellen. Bei dem dritten Ziel, der Integration aller in unseren Projekten vorhandenen genealogischen Daten in Gedbas4all, konnten zwar Fortschritte erzielt werden, allerdings blieben diese deutlich hinter den im März 2016 gehegten Erwartungen zurück. Der gleiche Befund gilt für das vierte Ziel, der Rechtskonformität der Vereinstätigkeit speziell im Hinblick auf urheberrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen. Einen sehr wichtigen Schritt haben wir aber mit dem Beschluss getan, Kitodo (frühere Bezeichnung: Goobi) als Softwarepaket für unsere Digitalisierungsprojekte anzuschaffen. Angesichts des Volumens und der Vielfalt der bei uns gehosteten Digitalisate und im Blick auf künftige Projekte ist der Umstieg auf eine zukunftsfähige Lösung unerlässlich.

Der aktuell amtierende Vorstand hat getan, was er tun konnte. Noch mehr als vor einem Jahr konstatiert, wird es für die Zukunft darauf ankommen, engagierte Vereinsmitglieder für die Vorstandsarbeit und die vielfältigen darüber hinaus gehenden Aufgaben zu gewinnen. Der Verein hat mit über 3600 Mitgliedern eine Größe erreicht, bei der eine rein ehrenamtliche Aufgabenwahrnehmung an eine Grenze kommt. Der Vorstand, der sich nach der Wahl am 19. März mit langjährigen und neuen Mitglieder wieder neu konstituieren wird, steht vor anspruchsvollen Aufgaben auch hinsichtlich unserer strategischen Ausrichtung. Wir haben einen tollen Verein mit vielen engagierten, begeisterungsfähigen und tatkräftigen Mitgliedern: Packen wir es an!

Euer Vorstand